Hvilke krav kan du stille til medarbejderens dokumentation for sygdom?
/Af advokat Peter Bjerre Bøystrup og advokatfuldmægtig Anne-Mette Bastrup
Når en medarbejder sygemelder sig, skal man som arbejdsgiver overveje, om man ønsker sygefraværet dokumenteret fra medarbejderens side. Man kan således som arbejdsgiver forlange forskellig dokumentation fra medarbejderen for, at der er tale om lovligt fravær.
Vi gennemgår i denne artikel, hvilken dokumentation du som arbejdsgiver kan kræve, og hvordan du kan sanktionere, hvis din medarbejder ikke medvirker til at fremskaffe den påkrævede dokumentation, herunder navnlig hvis medarbejderen ikke deltager i en mulighedssamtale.
Arbejdsgivers krav på skriftlig sygemelding
Man kan som arbejdsgiver altid konkret eller i en personaleinstruks stille krav om, at medarbejderen afgiver en tro og love-erklæring ved sygdom. Du kan således som arbejdsgiver efter sygedagpengeloven forlange, at medarbejderen afgiver en skriftlig sygemelding eller på anden vis dokumenterer, at fraværet skyldes sygdom.
Du kan tidligst forlange at have medarbejderens skriftlige sygemelding i hænde på den 2. fraværsdag, idet søndage og helligdage dog ikke medregnes. Hvis der er tale om kortvarig sygdom, lægger man imidlertid som arbejdsgiver sædvanligvis medarbejderens forklaring om sygdommen til grund, medmindre der er håndfaste indikationer for, at sygemeldingen ikke er korrekt.
Mulighedserklæring
Tidligere kunne man som arbejdsgiver forlange en lægeerklæring fra den sygemeldte.
Denne mulighed blev afskaffet i 2009, hvor mulighedserklæringen blev introduceret som afløser for lægeerklæringen (der dog fortsat eksisterer, men nu i form af en fri-attest).
Mens en lægeerklæring typisk ikke gav arbejdsgiveren anden information end, at medarbejderne var sygemeldt for en nærmere periode, har mulighedserklæringen til formål at bidrage til at fastholde medarbejderen i arbejde. Mulighedserklæringen skal således medvirke til at afklare en eventuel tvivl om, hvilke funktioner medarbejderen kan varetage under sin sygdom.
Adgangen for som arbejdsgiver at forlange en mulighedserklæring består som udgangspunkt både ved kortvarigt, gentaget og langvarigt fravær. Du kan som arbejdsgiver også forlange en mulighedserklæring, selvom medarbejderen er raskmeldt og tilbage på arbejdet, da sygedagpengeloven ikke på dette punkt fastsætter begrænsninger i arbejdsgiverens adgang til at kræve en mulighedserklæring. Det kan eksempelvis være relevant at overveje at forlange en mulighedserklæring, selvom medarbejderen er raskmeldt, hvis der er et særligt mønster i medarbejderens sygemeldinger i form af eksempelvis gentagne kortere sygemeldinger.
En mulighedserklæring består af to dele:
Første del af erklæringen udfyldes af arbejdsgiveren og medarbejderen i fællesskab på baggrund af en samtale, som arbejdsgiveren indkalder medarbejderen til, mens den anden del af erklæringen udfyldes af medarbejderens læge.
Mulighedssamtalen
Mulighedssamtalen skal skabe dialog mellem arbejdsgiver og medarbejderen i tilfælde, hvor der er usikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen kan varetage. Fra arbejdsgiverens synsvinkel skal mulighedssamtalen gerne forøge chancen for, at medarbejderen hurtigere kan vende tilbage til arbejdet.
Parterne udfylder på baggrund af samtalen mulighedserklæringens første del, hvor medarbejderens funktionsnedsættelser beskrivelse, ligesom det anføres, hvis der er aftalt initiativer til at skåne medarbejderen for særlige opgaver. Eksempelvis kan det i mulighedserklæringen anføres, hvis en medarbejder er fritaget for særlige arbejdsopgaver på jobbet som følge af sygdommen, hvis der skal tages særlige forholdsregler eller andet.
Sygedagpengeloven regulerer ikke, hvad man som arbejdsgiver må spørge medarbejderen om i forbindelse med mulighedssamtalen. Dette beror således i stedet på lov om helbredsoplysninger, hvoraf det følger, at man som arbejdsgiver ikke må spørge ind til en konkret diagnose, medmindre medarbejderen selv har oplyst nærmere om dette. Arbejdsgiverens fokus må derfor sædvanligvis være begrænset til at afdække medarbejderens funktionsnedsættelser og skånebehov, sådan at dette kan danne grundlag for udfyldelsen af mulighedserklæringen.
Efter gennemførelsen af mulighedssamtalen er processen, at medarbejderen bestiller tid hos sin læge, der herefter på baggrund af mulighedserklæringens første del og sin konsultation med medarbejderen udfylder mulighedserklæringens anden del. Mulighedserklæringens anden del indeholder således lægens vurdering af de oplysninger og aftaler, som medarbejderen og arbejdsgiveren har anført i erklæringens første del, lægens vurdering af om fravær er påkrævet osv. Lægen kan desuden foreslå yderligere initiativer til at skåne medarbejderen i forhold til dennes funktionsnedsættelser.
Indkaldelsen til mulighedssamtale
Arbejdsgiveren skal efter sygedagpengeloven indkalde til mulighedssamtalen med et rimeligt varsel. Lovens forarbejder angiver, at et rimeligt varsel sædvanligvis er på en uge, men et kortere varsel kan efter omstændighederne være tilladeligt. I en ældre vejledning fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering er det således anført, at et varsel på ned til 1 dag kan være acceptabelt, og at der kan ske indkaldelse til samtale samme dag, hvis medarbejderen er på arbejde.
Medarbejderen har pligt til at møde op til samtalen, der om nødvendigt kan gennemføres telefonisk, hvis medarbejderens sygdom forhindrer medarbejderens fysiske tilstedeværelse. Det må dog naturligvis også erkendes, at sygdom kan have en karakter, så medarbejderen også er afskåret fra at deltage i en telefonisk mulighedssamtale, hvilket i så fald udgør lovligt forfald for medarbejderen.
Konsekvenser af medarbejderens udeblivelse fra mulighedssamtalen
Sygedagpengeloven fastslår, at hvis medarbejderne uberettiget udebliver fra en mulighedssamtale, bortfalder medarbejderens ret til sygedagpenge fra og med den dag, hvor medarbejderen skulle have deltaget i mulighedssamtalen.
Sygedagpengeloven tager derimod ikke stilling til, om man som arbejdsgiver kan drage andre ansættelsesretlige konsekvenser over for en medarbejder, hvis denne ikke deltager i mulighedssamtalen og ikke har lovligt forfald.
Landsretten har imidlertid i en nylig afgørelse fastslået, at en medarbejders manglende fremmøde til en mulighedssamtale kan udgøre en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der berettiger en arbejdsgiver til at bortvise medarbejderen og ophøre med at betale løn.
I den konkrete sag var der tale om en medarbejder, der var sygemeldt på ubestemt tid, og hvor arbejdsgiveren flere gange forsøgte at indkalde medarbejderen til en mulighedssamtale, herunder tilbød at denne kunne gennemføres telefonisk, hvis medarbejderens sygdom ikke gav mulighed for et fysisk møde. Medarbejderen vægrede sig imidlertid mod at deltage i et møde og sendte i stedet mulighedserklæringen i udfyldt stand til arbejdsgiveren. Dette godtog arbejdsgiveren dog ikke og varslede, at medarbejderens fortsatte udeblivelse fra mulighedssamtalen kunne føre til bortvisning. Medarbejderen mødte dog ikke af den grund op til mulighedssamtalen, hvorfor arbejdsgiveren til sidst valgte at skride til bortvisning, hvilket landsretten altså anerkendte som en berettiget sanktion.
Landsrettens afgørelse viser, at du som arbejdsgiver er berettiget til at bortvise medarbejderen, hvis denne ikke møder op til en mulighedssamtale og ikke har lovligt forfald. I forhold til om medarbejderen har lovligt forfald til ikke at deltage i en mulighedssamtale, er det i øvrigt væsentlig at understrege, at en lægeerklæring for selve sygemeldingen ikke nødvendigvis dokumenterer, at medarbejderen også har lovligt forfald i forhold til at deltage i mulighedssamtalen.
Det vil dog som absolut hovedregel kræve, at du forinden har givet medarbejderen en advarsel om, at du vil betragte udeblivelse uden lovligt forfald som ophævelsesgrund. Det er således væsentligt, at du vejleder den sygemeldte medarbejder om konsekvenserne af en uberettiget udeblivelse, hvis du påtænker at sanktionere dette.
Fri-attest
Et væsentligt formål med reglerne om mulighedserklæringer var, at medarbejderens læge ikke længere i samme omfang skulle fungere som kontrolfunktion for, at medarbejderen reelt var syg.
Der kan dog fortsat være behov for, at man som arbejdsgiver modtager dokumentation for, at der foreligger lovligt forfald fra medarbejderen som følge af sygdom. Dette kan ske i form af en fri-attest.
Som arbejdsgiver skal man være opmærksom på, at der i visse kollektive overenskomster er fastlagt nærmere tidsmæssige begrænsninger for indhentelse af fri-attester. Ifølge nogle overenskomster er det således først muligt at kræve en fri-attest fra medarbejderens 4. fraværsdag.
Medarbejderen skal sørge for, at friattesten udarbejdes inden rimelig tid efter modtagelsen af anmodningen fra arbejdsgiveren. Ligesom det er tilfældet ved en medarbejders manglende medvirken til gennemførelsen af en mulighedssamtale og udarbejdelse af mulighedserklæring, kan man også som arbejdsgiver skride til bortvisning, hvis medarbejderen efter forudgående advarsel ikke dokumenterer sin sygdom ved at fremlægge en friattest inden rimelig tid.
Da friattesten og mulighedserklæringen har forskelligt indhold og kan kræves på forskellige tidspunkter, anbefales det at søge rådgivning, i det tilfælde du overvejer at gøre brug af en af disse.
Kontakt
For nærmere spørgsmål til ovenstående er du velkommen til at kontakte advokat Peter Bjerre Bøystrup på tlf. 50 70 27 07 eller pbb@rodstenen.dk.
Den 19. september 2019